top logo

Excel

ภาพประกอบ : thebookof

แก้ไขปัญหา ชื่อ-นามสกุล ในexcel ให้อยู่หมัด  

Post by Admin, november 8, 2020.
excel Basic

ปึ้ง !!  เอาเอกสารนี้ไปทำนะ  ผมเอางานตอนบ่ายโมง   ผมเงยมองหน้าหัวหน้าประมาณสามวินาทีแล้วพูดว่าได้ครับ  เดี๋ยวผมจะทำให้เดี๋ยวนี้เลย แล้วจะส่งสรุปไปให้นะครับ   ผมเหลือบดูเอกสารพบว่าเป็นเพียงเอกสารกรอกรายชื่อลูกค้าธรรมดา ดังนั้นผมจึงส่งให้น้องฝึกงาน ทำ อิอิ    น้องครับฝากกรอกเอกสารใส่ไฟล์ excel ด้วยนะ อีกชั่วโมงนึงเสร็จไหมครับ   น้องตอบว่าได้ หนึ่งชั่วโมงต่อมาน้องส่งไฟล์มาทางเมล โหลดงานมาพบว่า  น้องใส่ คำนำหน้า ชื่อและนามสกุล ในคอลัมป์เดียวกัน  แย่แล้ว หัวหน้าต้องการแยก เพศ  ชื่อและนามสกุลซะด้วย



ไม่มีปัญหาใจเย็นๆ ถ้าใครเจอปัญหาแบบนี้ ไม่ต้องcopy ข้อมูลนามสกุล มาใส่คอลัมป์ข้างๆ  copy คำนำหน้ามาใส่อีกคอลัมป์แต่อย่างใด เรามาใช้ประโยชน์จากสูตร ในexcelกันดีกว่า ถ้าเราต้องการแยกชื่อและนามสกุลออกจากกัน ให้เราใส่สูตรตามขั้นตอนดังนี้ครับ




1 ทำการเลือก cell ที่เราต้องการแยกข้อมูล คือคอลัมป์ที่มีชื่อและนามสกุลรวมกันนั้นเอง ซึ่งปกติแล้วเราจะใส่คำนำหน้าแล้วตามด้วยชื่อเลยเว้นวรรคหนึ่งที เป็นนามสกุล ถ้าเป็นแบบนี้ละก็แจ่มเลย


2 ไปที่แถบด้านบนเลือกTab “data” เลือก text to columns จากแถบribbon เสร็จแล้วให้เลือก delimited  แล้วเลือก Next ต่อไป


3ใต้เมนู delimiters ให้ติ๊กเอาช่องtab ออก แล้วเลือก spaceแทน เนื่องจากเราแบ่งชื่อและนามสกุลแทนช่องว่างนั้นเอง  แต่หากข้อมูลทีเรามีเป็นการแบ่งด้วยวิธีอื่นเช่น comma ก็ให้เลือก “,” แทน เข้าใจตรงกันนะ



4ใต้ช่อง column data format ให้เลือกเป็น Text  หลังจากนั้นด้านล่างตรงช่อง destination จะเป็นตำแหน่งcellที่เราต้องการให้ข้อมูลที่เราแยกได้ไปอยู่ ถ้าเราไม่ใส่โปรแกรมจะเลือกช่องข้างๆให้อัตโนมัติ   กด Finish เพื่อรันโปรแกรม 



5  กลับไปดูข้อมูล หากสามารถแยกชื่อ นามสกุลได้เป็นอันจบ แต่ว่าหากเราต้องการแยกคำนำหน้าชื่อ เช่น นาย นางสาว อะไรแบบนี้ต้องทำการเขียนcode เพิ่มเติมดังนี้ แยกคำนำหน้า ให้ใส่สูตร =LEFT(A2,FIND(“ “,A2,1)-1 แยกนามสกุล ให้ใส่สูตร =RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(“ “,A2,1)) แยกชื่อหน้า ให้ใส่สูตร =MID(A2,SEARCH(“ “,A2,1)+1,SEARCH(“ “,A2,SEARCH(“ “,A2,1)+1)-SEARCH(“ “,A2,1))




เพียงเท่านี้ก็สามาถแยกชื่อนามสกุลได้แล้ว ส่วนถ้าเป็นแบบแยกข้อมูลชื่อนามสกุลมาแล้วเราอยากเอามารวมกันอันนี้ก็ง่ายมากๆครับเพียงแต่ใส่สูตรดังต่อไปนี้



1คลิ๊กที่ช่องว่างๆที่เราต้องการรวมข้อมูล แนะนำว่าให้ใช้ช่องที่อยู่ข้างๆเลยง่ายดี 2 ใส่สูตร =A1&” “ &A2  ที่cell A3  (สามารถแก้ไขชื่อcellได้นะ)  เท่านี้ก็ได้  ชื่อและนามสกุลมาแล้วครับ


อีกแบบหนึ่งคือใช้ฟังก์ชั่นที่ทาง Excel มีมาให้อยู่แล้วคือ =concatenate   ใช้งานง่ายถ้าใช้ตัวอย่างเดิมก็  =concatenate(A1, “ “ ,A2)   เท่านี้ก็จะได้ชื่อและนามสกุลตามต้องการเหมือนแบบด้านบนเลย หวังว่าจะเป็นประโยชน์ไม่มากก็น้อย ขอเวลาไปส่งรายงานหัวหน้าก่อนนะ สวัสดี



Tag

สิ่งที่คุณอาจจะสนใจ


บทความที่นิยม

โรคซึมเศร้ากับผู้สูงอายุ ที่ลูกหลานควรดูแล

อ่านต่อ


อาการปวดหลังแบบไหนที่เรียกว่าไม่ปกติ

อ่านต่อ


ขับรถลุยน้ำท่วมอย่างไรไม่ให้รถพัง

อ่านต่อ


ทำไมเวลาตรวจสารเสพติด ฉี่คนที่เสพยาถึงเป็นสีม่วง?

อ่านต่อ



บทความที่น่าสนใจ

หรือว่าพลาสติกกำลังจะล้นโลก?

อ่านต่อ


จะเป็นยังไงถ้าหากว่ารักแท้ไม่ได้แพ้ระยะทาง!!

อ่านต่อ


นั่งทำงานที่ไรปวดหลังทุกที่ ทำอย่างไรดีมีทางแก้ไหม?

อ่านต่อ


อาหารปลอดภัยสิ่งจำเป็นที่เราควรเรียนรู้ตั้งแต่ตอนนี้

อ่านต่อ